Tiedostojen
jakaminen on olennainen osa Driven tehokasta käyttöä. Jakamalla
dokumentin muille käyttäjille, voitte yhdessä tuottaa sisältöä ja pysyä
ajantasalla muiden tekemistä muutoksista.
Jakamisasetuksissa voi tarkastella eri käyttäjiä, kutsua uusia käyttäjiä sekä poistaa käyttäjiä. Jaa -painikkeen alta löytyy myös mahdollisuus lähettää sähköpostia kaikille muokkaajille sekä muuttaa asiakirja julkiseksi.
Jakaminen tapahtuu aina Jaa -painikkeen kautta.
Voit myös luoda kansion ja jakaa sen haluamallesi ryhmälle käyttäjiä. (Katso ohje) Asiakirjan jakaminen muiden kanssa:
- Napsauta oikean yläkulman Jaa
-painiketta. Näyttöön aukeaa uusi ikkuna, jossa voit antaa haluamillesi
henkilöille oikeudet joko muokata tai lukea asiakirjaa..
- Lisää käyttäjiä kirjoittamalla Lisää käyttäjä -kohtaan
niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat asiakirjan jakaa
(Voit myös poimia osoitteet olemassa olevista yhteystiedoistasi
napsauttamalla linkkiä Valitse yhteystiedoista.).
- Valitse oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta henkilölle annettavat oikeudet. Voit antaa käyttäjälle oikeuden muokata (Voi muokata) tai vain katsella dokumenttia ilman, että voi sitä muuttaa (Voi katsella) tai oikeuden kommentointiin (Voi kommentoida).
- Napsauta Jaa -painiketta. Nyt dokumenttisi on jaettu haluamillesi henkilöille.
Kun haluat tarkastella, kenelle asiakirjasi on jaettu tai muuttaa jakamisoikeuksia, napsauta uudestaan oikean yläkulman
Jakamisikkunan muita tärkeitä toimintoja ovat:
- Jaettava linkki: Kopioimalla tämän linkin voit ohjata yhteiskäyttäjiä dokumenttiin tai esim. luoda linkin Google Sivustolle.
- Näkyvyys:
Kenellä on käyttöoikeus -kohdan ylimmäinen vaihtoehto kertoo dokumentin
näkyvyysasteen. Useimmiten se on oletuksellisesti Yksityinen, mutta
perästä löytyvän Muuta -linkin kautta pääset tarkastelemaan muita
vaihtoehtoja ja muuttamaan asiakirjan tarvittaessa esim. julkisesti. Jos
kaikki vaihtoehdot eivät ole näkyvissä, ne on piilotettu
organisaatiossasi järjestelmänvalvojan toimesta.
Käyttöoikeuksien eri oikeustasot:
- Voivat muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ja kutsua lisää yhteiskäyttäjiä ja lukijoita.
- Voivat poistaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ja siten poistaa yhteiskäyttäjien ja lukijoiden käyttöoikeuden. Huomaa:
asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen poistaminen kokonaan ja sen
käytön poistaminen edellyttää, että se on poistettava ja roskakori on tyhjennettävä.
- Voivat muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä.
- Voivat kutsua tai poistaa muita yhteiskäyttäjiä ja lukijoita (jos omistaja on antanut luvan).
- Voivat viedä asiakirjasta, laskentataulukosta tai esityksestä kopion paikalliseen tiedostoon.
Katselu tai kommentointi oikeus -käyttäjät
- Voivat
tarkastella asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen uusinta
versiota, mutta eivät tehdä muutoksia (paitsi kommentointi oikeudella
jättää kommentteja dokumentin rinnalle).
- Voivat viedä asiakirjasta, laskentataulukosta tai esityksestä kopion paikalliseen tiedostoon.
|
|
|
|
