Synkronointiliitännäisen esittely

Jos olet siirtymässä Microsoft Exchange -palvelimen käytöstä Google-sovellusten käyttäjäksi, tai jos edes harkitset siirtymän tekemistä, Google Apps Sync for Microsoft Outlook -synkronointiliitännäinen on erittäin hyödyllinen väline tämän siirtymisen suorittamiseen. Synkronointiliitännäistä on mahdollista käyttää pidempiaikaisesti tai ainoastaan siirtymävaiheessa seuraavilla tavoilla:
Voit tuoda nykyiset tietosi Microsoft Exchange -profiilistasi tai tallentamastasi PST-tiedostosta uudelle Google-sovellukset -tilillesi, vaikka suunnittelisitkin viime kädessä käyttäväsi Google-sovellusten käyttöliittymää Outlookin sijaan. Synkronointiliitännäinen suorittaa synkronoinnin kertaluontoisesti eikä ensimmäisen latauskerran jälkeen automaattisesti lataa uutta tietoa Exchange-serveriltä. Voit ladata tiedot synkronointiliitännäisen asennuksen yhteydessä, tai voit halutessasi tehdä sen erikseen myöhemmin.
Voit käyttää Microsoft Outlookia käyttöliittymänä Google-sovellukset -tilisi käyttämiseen, jos Outlook on sinulle mieluisampi toimintaympäristö Google-sovellusten käyttöliittymään verrattuna.
Voit käyttää synkronointia siirtymävaiheessa Microsoft Outlookista Google-sovellusten käyttöön. Voit helposti käyttää kahta eri tiliä samanaikaisesti, eivätkä tietosi sekoitu keskenään. Tällaisessa siirtymävaiheessa voit Outlookin käynnistyessä päättää, mitä tiliä kullakin kerralla haluat käyttää valitsemalla sopivan profiilin. Voit vaihtaa tiliä helposti käynnistämällä Outlookin uudelleen ja valitsemalla toisen profiilin.
Synkronointiliitännäinen synkronoi Outlookin kalenterin, yhteystiedot, sähköpostiviestit ja osoitteiston Google-sovellusten kanssa. Ennen kuin aloitat liitännäisen käytön, huomioi seuraavat seikat:
- Outlookin tehtävät, päivyri ja muistilaput eivät synkronoidu Google-sovellusten kanssa (tarkempia tietoja, ks. linkki).
- Synkronointityökalu lataa oletusarvoisesti 1 GB:n määrän sähköpostiviestejä Google-sovellusten palvelimelta kovalevyllesi. Latauskapasiteetin voi vaihtaa Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella sijaitsevan synkronointiliitännäisen pikakuvakkeen kautta (linkki, kuva 2).
- Ensimmäinen synkronointikerta voi kestää kauan etenkin sellaisissa tapauksissa, joissa synkronoitavaa tietoa on huomattava määrä. Synkronoinnin tilaa on mahdollista tarkkailla Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella sijaitsevan synkronointiliitännäisen pikakuvakkeen kautta.
Synkronointiliitännäisen asennus






Tietojen tuonti myöhemmässä vaiheessa
Jos ohitat tietojen tuonnin Microsoft Outlookista synkronointiliitännäisen asennuksen yhteydessä, voit tuoda tiedot myöhemmin Windowsin Käynnistä-valikon kautta. Voit tuoda tiedot joko suoraan Microsoft Exchange -palvelimelta tai vaihtoehtoisesti erillisestä PST-tiedostosta.
Huom! Jos olet tuonut tietoja jo aiemmin, älä tuo niitä enää uudelleen, sillä tietosi saattavat tuplaantua.
1. Valitse
“Import data to Google Apps Sync” synkronointiliitännäisen kansiosta Windowsin Käynnistä-valikosta.
Kuva 2

Kuva 2
Valitse mistä haluat tuoda tietoja. Voit valita joko suoraan Microsoft Exchange -profiilisi tai erillisen PST-tiedoston.
Kuva 3



Synkronoinnin ominaisuuksia
Seuraavassa esiteltynä Google-sovellusten ja Microsoft Outlookin synkronoinnin parhaita ominaisuuksia.
Sähköposti



Huom! Synkronointi muiden POP- tai IMAP-tilien kanssa ei ole käytettävissä Gmail-tilin verkkokäyttöliittymän kautta. Myöskään Outlookin kautta muilta POP- tai IMAP-tileiltä lähetetyt kalenterikutsut eivät näy Google-kalenterin verkkokäyttöliittymässä.

Kalenteri
Kalenterin synkronointi
Yksittäisen Google-tilin synkronointiin ei kannata käyttää kahta eri synkronointiliitännäistä päällekkäin. Kahden liitännäisen päällekkäinen käyttö saman tilin tietojen synkronointiin voi aiheuttaa tietojen tuplaantumista tai vahingoittumista.
Jos olet esimerkiksi synkronoinut ensisijaisen Google-tilisi tiedot Google-sovellusten synkronointiliitännäisen (Google Apps Sync for Microsoft Outlook, linkki) avulla, et enää tarvitse tämän tilin kalenteritietojen synkronointiin Google-kalenterin synkronointiliitännäistä (Google Calendar Sync). Google-kalenterin synkronointiliitännäistä kannattaa sen sijaan ensisijaisesti käyttää sellaisten Google-tilien kohdalla, joiden muita tietoja (sähköpostit, yhteystiedot, tehtävät) et halua synkronoida Microsoft Outlookin kanssa.
Synkronointiliitännäisen asennus
Lataa Google-kalenterin synkronointiliitännäisen (Google Calendar Sync) asennustiedosto täältä:
http://dl.google.com/googlecalendarsync/GoogleCalendarSync_Installer.exe
Latauksen pitäisi käynnistyä automaattisesti. Jos lataus ei käynnisty, etsi asennustiedosto selaimesi Lataukset-ikkunasta tai -kansiosta.
Suorita lataamasi asennustiedosto käynnistääksesi synkronointiliitännäisen asennuksen.




Kun lataus on valmis, liitännäinen käynnistyy automaattisesti.
Valitse seuraavaksi haluamaasi valintanappia napsauttamalla, millä tavalla haluat synkronoida Google-kalenterin ja Microsoft Outlook-kalenterin keskenään (Sync Options).
Kaksisuuntainen synkronointi (2-way)
Kaikki ensisijaisessa Google-kalenterissasi sijaitsevat tapahtumat ja Microsoft Outlookin oletuskalenterissa synkronoidaan keskenään. Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki tekemäsi muutokset niin Google-kalenterissa kuin Microsoft Outlook -kalenterissa myös näkyvät molemmissa kalentereissa.
Jos muokkaat samaa tapahtumaa useampaan kertaan kummankin kalenterin kautta, viimeisin päivitys tapahtumaan näkyy kummassakin kalenterissa. Sama pätee tapahtuman poistamiseen, eli jos poistat tapahtuman kumman tahansa kalenterin kautta, poistuu tapahtuma kummastakin kalenterista.
Huomaathan, että synkronointiliitännäinen synkronoi kaikki tapahtumat sekä Microsoft Outlookin oletuskalenterisi ja ensisijaisen Google-kalenterisi kesken. Tällä hetkellä vain jonkin tietyn aikavälin tapahtumien synkronointi ei ole vielä mahdollista.
Yksisuuntainen synkronointi Google-kalenterista Microsoft Outlook -kalenteriin (1 way: Google Calendar to Microsoft Outlook calendar)
Kaikki tapahtumat ensisijaisesta Google-kalenteristasi lisätään Microsoft Outlookin oletuskalenteriisi. Kaikki Google-kalenteriin tehdyt muutokset näkyvät myös Microsoft Outlook -kalenterissa, mutta Microsoft Outlook -kalenterissa tehdyt muutokset eivät näy Google-kalenterissa.
Yksisuuntainen synkronointi Microsoft Outlook -kalenterista Google-kalenteriin (1 way: Microsoft Outlook calendar to Google Calendar)
Kaikki tapahtumat Microsoft Outlookin oletuskalenteristasi lisätään Google-kalenteriisi. Kaikki Microsoft Outlook -kalenterissa tehdyt muutokset näkyvät myös Google-kalenterissa, mutta Google-kalenterissa tehdyt muutokset eivät näy Microsoft Outlook -kalenterissa.
Voit myös säätää kalenterien synkronoinnin aikavälin kirjoittamalla haluamasi ajan sille osoitettuun kenttään (Sync every _kenttä_ minutes). Huomaa, että minimiaikaväli on 10 minuuttia.
Kalenterin ominaisuuksia
Jos käytössäsi on useampia kalentereita, synkronointi kannattaa kohdistaa ainoastaan niihin kalentereihin, joita käytät aktiivisesti. Voit valita haluamasi kalenterit synkronoitavaksi Google-sovellusten ja Microsoft Outlookin synkronointiliitännäisen (Google Apps Sync) avulla seuraavalla tavalla:






Kalenterin tapahtumat
- Google-kalenterista lähetetyissä tapahtumakutsuissa ei näy kaikkia tapahtuman osallistujia. Jos vastaanotat Outlookia käyttäessäsi kutsun joltakin toiselta Google-kalenterin käyttäjältä, et näe kaikkia tapahtumaan osallistuvia henkilöitä kutsussa. Osallistujat näkyvät ainoastaan kalenterissasi.
- Edelleenlähetettyjen kutsujen vastaanottamisessa ja hyväksymisessä voi ilmetä ongelmia. Jos lähetät Outlookia käyttäessäsi saamasi kutsun eteenpäin seuraavalle vastaanottajalle, joka kutsun vastaanotettuaan vuorostaan hyväksyy sen, eivät tämän tapahtuman tiedot välttämättä automaattisesti tallennu vastaanottajan kalenteriin. Näin tapahtuu sellaisessa tilanteessa, jossa Google-kalenteria käyttävä tapahtuman luoja ei ole tapahtumaa luodessaan rastittanut tapahtuman asetuksista valintaruutua "Osallistujat voivat kutsua muita".
- Vastauksien pyytäminen tapahtumakutsuihin. Kutsuessasi Outlookissa luomaasi tapahtumaan osallistujia voit jättää rastittamatta kohdan "Pyydä vastaukset". Tästä huolimatta saatat saada vastauksia osallistujilta. Näin tapahtuu sellaisessa tilanteessa, jossa Google-kalenterisi asetusten kohdassa "Lisää kutsuja kalenteriin automaattisesti" on rastitettuna vaihtoehto "Kyllä".
- Pienet muutokset tapahtumiin rekisteröityvät poikkeuksina. Jos päivität tapahtumaa Google-kalenterin kautta muuttamatta tapahtuman aikaa tai paikkaa, mutta sen sijaan esim. lisäät siihen kommentin, näkyy tapahtuman muutos Outlookissa poikkeuksena (symboli), vaikkei tapahtumassa oikeastaan olekaan poikkeusta.
- Vastaukset tapahtumakutsuihin eivät tallennu kalenteriin. Kun vastaat tapahtumakutsuun Outlookissa, voi muokata vastaustasi ennen sen lähettämistä sähköpostitse tapahtumakutsun lähettäjälle. Vastauksesi ei kuitenkaan tallennu itse tapahtumaan kalenterissa.
- Toistojen enimmäismäärä. Google-sovelluksissa toistuvien tapahtumien toistokerrat on rajoitettu 365:een. Jos synkronoit Outlookista tämän enimmäismäärän ylittävän toistuvan tapahtuman Google-sovelluksiin, tapahtuma ei enää toistu 365:n vuorokauden jälkeen.
- Toistuvan tapahtuman ajoittaminen. Jos Google-kalenterin käyttäjä ajoittaa toistuvan tapahtuvan alkavaksi eri päivänä kuin tapahtuman toistumispäivä, Outlookin käyttäjät eivät näe tätä tapahtuman ensimmäistä ajankohtaa.
- 31. päiville kohdistetut toistuvat tapahtumat. Jos Google-kalenterin käyttäjä ajoittaa toistuvan tapahtuman 31 päivää sisältävien kuukausien viimeisille päiville (31. päiville), Outlookin käyttäjät näkevät tapahtuman toistuvan jokaisen kuukauden viimeisenä päivänä (myös niiden kuukausien, joissa on 30 päivää).
- Uuden aikavyöhykkeen valitseminen vaikuttaa koko päivän tapahtumiin. Kun vaihdat aikavyöhykettä Google-kalenterissa, koko päivän tapahtumat säilyvät muuttumattomina. Outlookissa sen sijaan koko päivän tapahtumista tulee aikavyöhykettä muutettaessa 24-tunnin tapahtumia, jotka ylittävät vuorokausien rajat.
Yhteystiedot
- Seuranta- ja luokittelumerkinnät (liput ja väriluokat)
- Yhteystietojen järjestelyyn tarkoitetut kategoriat
- Yhteystietojen Huomautukset-kohdan tekstimuotoilut (lihavointi, kursivointi, alleviivaus)
- Yhteystietojen huomautukset, jotka ovat kooltaan yli 16 kilobittiä (kb)
- Yhteystietoryhmät. Outlookin yhteystietoryhmät on luotava manuaalisesti uudelleen Google-sovellusten verkkokäyttöliittymässä "Uusi ryhmä"-komennolla
Outlookin muistilaput, tehtävät ja päivyri
Google-sovellusten synkronointiliitännäisen (Google Apps Sync for Microsoft Outlook) avulla voit tuoda muistilaput, tehtävät ja päivyritiedot vanhasta Outlook-profiilistasi uuteen Google-sovellukset -profiiliisi, ja jatkaa näiden ominaisuuksien käyttöä normaalisti Outlookista käsin. Voit tuoda tietoja joko synkronointiliitännäisen asennuksen yhteydessä tai erikseen jossakin myöhemmässä vaiheessa.
On erittäin tärkeää huomata, että vaikka muistilaput, tehtävät ja päivyri ovat normaalisti käytettävissä myös Google-sovellukset -profiilissasi Outlookista käsin, ne eivät synkronoidu Google-sovellusten verkkokäyttöliittymän kanssa, koska Googlen verkkokäyttöliittymässä ei ole näitä vastaavia ominaisuuksia. Näiden tietojen synkronointi sen sijaan tallentuu koneellesi erillisenä PST-tiedostona. Voit siis käyttää muistilappuja, tehtäviä ja päivyriä edelleen myös Google-sovellukset -profiilissasi Outlookista käsin, mutta Google-sovellusten verkkokäyttöliittymän kautta niiden käyttäminen ei onnistu.
Muistilappujen, tehtävien ja päivyrin synkronointi ei onnistu useammalle koneelle. Mikäli käytät Google-sovellusten synkronointiliitännäistä useammalla koneella (esim. sekä koti- että työkoneellasi), voit synkronoida muistilappujen, tehtävien ja päivyrin tiedot ainoastaan yhdelle koneelle (PST-tiedostona).
Uudelleensynkronointi ja Outlook-tietojen korjaus


